Register van verwerkingsactiviteiten als verwerkingsverantwoordelijke

14-12-2021

 

Dit is het register van U-Residence / De Valk Leuven (Federale REIM NV) gevestigd te Stoofstraat 12 1000 Brussel Belgium met bedrijfsregistratienummer  BE0825.774.262 .

Naam van de Privacy Coordinator :  Trudo Smeesters  

Email van de Privacy Coordinator :  trudo.smeesters@federale.be 

 

Wat we verzamelen, verwerken en opslaan over onze klanten

Wanneer we klantgegevens verzamelen, verwerken en opslaan, willen we ervoor zorgen dat we alleen gegevens verzamelen, verwerken en opslaan die we echt nodig hebben en die we op deze manier mogen verwerken. Deze sectie helpt ons bij het ontwerpen van het juiste privacyprotocol.

 Klantenafspraken
Beschrijving
Registratie van klantenafspraken op papier of op computer
Doel
Beheer van de beschikbaarheid / kalender
Data subjecten
Clients
Gegevenscategorieën
Naam van de klant, Persoonlijk emailadres, Datum & tijd, Ligging van het onroerend goed
Rechtsgrond
Contract
Bewaringstermijn
Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Beveiligingsmaatregelen
Functioneel en technisch in overeenstemming met beste standaarden in de sector
Derde partij ontvangers
N/A
Data wordt verwerkt binnen de EU
Communicatie met klanten
Beschrijving
Communicatie met klanten op papier of in elektronische vorm
Doel
Zorgen voor goede dienstverlening aan de klant
Data subjecten
Clients
Gegevenscategorieën
Naam van de klant, Studenten nummer, Studierichting, Persoonlijk telefoonnummer, Handtekening, Bankrekening, Paspoort (reispas), Persoonlijk emailadres, Identiteitskaart, Thuisadres, Contract, Naam van de betrokken partij, Inhoud van correspondentie, Inschrijvingsbewijs
Rechtsgrond
Contract
Bewaringstermijn
Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Beveiligingsmaatregelen
Functioneel en technisch in overeenstemming met beste standaarden in de sector
Derde partij ontvangers
N/A
Data wordt verwerkt binnen de EU
Klanten facturatie en boekhouding
Beschrijving
Berekening van het verschuldigde ereloon of vergoeding, verzorgen van facturatie en verkrijgen van betaling
Doel
Zorgen voor correcte betaling
Data subjecten
Clients
Gegevenscategorieën
Naam van de klant, Bankrekening, Betalingsoverzicht, klantenrekening, Thuisadres
Rechtsgrond
Contract
Bewaringstermijn
Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Beveiligingsmaatregelen
Functioneel en technisch in overeenstemming met beste standaarden in de sector
Derde partij ontvangers
N/A
Data wordt verwerkt binnen de EU
Webshop
Beschrijving
Website of pagina waar klanten kunnen aankopen of reserveren
Doel
zorgen voor dienstverlening aan de klant
Data subjecten
Clients
Gegevenscategorieën
Naam van de klant, Handtekening, Persoonlijk emailadres, Essentiele cookies, Thuisadres, Derde partij cookies, Betaalkaart details, Performantie cookies
Rechtsgrond
Contract
Bewaringstermijn
Vanaf beëindiging van het contract, bewaring gedurende de wettelijke periode en / of periode relevant voor gerechtelijke stappen
Beveiligingsmaatregelen
Functioneel en technisch in overeenstemming met beste standaarden in de sector
Derde partij ontvangers
N/A
Data wordt verwerkt binnen de EU
Verhuur studenten kamers
Beschrijving
Verhuur van studenten kamers / accomodatie
Doel
Verhuur van kamers aan studenten
Data subjecten
Clients
Gegevenscategorieën
Naam van de klant, Studenten nummer, Studierichting, Persoonlijk telefoonnummer, Handtekening, Bankrekening, Paspoort (reispas), Persoonlijk emailadres, Nationaliteit, Identiteitskaart, Thuisadres, Contract, Naam van de betrokken partij, Ligging van het onroerend goed, Inschrijvingsbewijs
Rechtsgrond
Contract
Bewaringstermijn
Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Beveiligingsmaatregelen
Functioneel en technisch in overeenstemming met beste standaarden in de sector
Derde partij ontvangers
N/A
Data wordt verwerkt binnen de EU
 

 

Wat we verzamelen, verwerken en opslaan over onze werknemers

Wanneer we gegevens verzamelen, verwerken en opslaan over onze werknemers en/of zelfstandige medewerkers, willen we ervoor zorgen dat we alleen gegevens verzamelen, verwerken en opslaan die we echt nodig hebben en die we op deze manier mogen verwerken. Deze sectie helpt ons bij het ontwerpen van het juiste privacyprotocol.

  

Wat we verzamelen, verwerken en opslaan over onze leveranciers

Wanneer we gegevens verzamelen, verwerken en opslaan over onze leveranciers, willen we ervoor zorgen dat we alleen gegevens verzamelen, verwerken en opslaan die we echt nodig hebben en die we op deze manier mogen verwerken. In onze omgang met onze leveranciers verzamelen, verwerken en bewaren we doorgaans de naam, het werk emailadres en het werktelefoonnummer van de persoon / personen die met ons communiceren. Ook verzamelen, verwerken en bewaren we het btw-nummer van onze leveranciers. Als we voertuigen van onze leveranciers voorzien van parking of toelaten op ons terrein, dan kunnen we het kentekennummer en tijdsgegevens van het bezoek verzamelen, verwerken en opslaan indien dit nodig is voor redenen van organisatie of veiligheid. Wij hanteren veiligheidsmaatregelen die functioneel en technisch in overeenstemming met beste standaarden in de sector. Wij bewaren de gegevens gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie. 

 

Wat we delen met anderen

Wanneer we gegevens delen met derden, willen we ervoor zorgen dat we alleen gegevens delen met partijen die zich ertoe verbinden de gegevens op een GDPR conforme manier te verwerken. Deze sectie helpt ons bij het ontwerpen van het juiste privacyprotocol.

 Verzekeringen
Beschrijving
Delen van gegevens met de verzekeringsmakelaar, -agent of -maatschappij
Doel
Zorgen voor het correct afhandelen van de aansprakelijkheid van het bedrijf
Gegevenscategorieën
Naam van de klant, Thuisadres, Omstandigheden van de claim / zaak, Naam van de betrokken partij
Rechtsgrond
Legitimate interests
Derde Partij
Federale Verzekeringen
Belgium
Syndicus
Beschrijving
Delen van gegevens met de syndicus van de VME
Doel
Zorgen voor het correct beheer van de VME en van het gebouw
Gegevenscategorieën
Naam van de klant, Bankrekening, Persoonlijk emailadres, Betalingsoverzicht, klantenrekening, Thuisadres, Naam van de betrokken partij, Ligging van het onroerend goed
Rechtsgrond
Legal obligation
Derde Partij
Cobelpro NV
Belgium
IT support
Beschrijving
Ondersteuning van de IT infrastructuur, systemen, software…en oplossen van problemen
Doel
Zorgen voor het goed functioneren van de IT
Gegevenscategorieën
Naam van de klant, Persoonlijk telefoonnummer, Persoonlijk emailadres, Elektronische identificatiegegevens, Thuisadres, Item ID
Rechtsgrond
Legitimate interests
Derde Partij
Aldrin
Belgium
Betalings Partner
Beschrijving
Derde partij als verwerker van betalingen
Doel
Ter verwerking van betalingen
Gegevenscategorieën
Naam van de klant, Handtekening, Persoonlijk emailadres, Elektronische identificatiegegevens, Betaalhistoriek, Thuisadres, Betaalkaart details
Rechtsgrond
Contract
Derde Partij
Ingenico e-Commerce Solutions
Belgium
 

 

Systemen die we gebruiken bij het verwerken van klantengegevens

Wanneer we klantgegevens verwerken, maken we vaak gebruik van systemen die zijn gebouwd en / of beheerd door derden. We willen ervoor zorgen dat deze partijen zich ertoe verbinden om deze systemen met het juiste privacyprotocol te bouwen en / of te laten beheren.

 PCs, Laptops, Smartphones, Tablets
Beschrijving
Gebruik van computerapparatuur voor interacties met klanten
Type
Other
Systeem leverancier
Diverse
Papieren dossiers met documentatie en correspondentie
Beschrijving
Gedrukte or geprinte documentatie en correspondentie
Type
Other
Systeem leverancier
Diverse
 

 

Systemen die we gebruiken bij het verwerken van gegevens van onze mederwerkers

Wanneer we gegevens van onze verwerken, maken we vaak gebruik van systemen die zijn gebouwd en / of beheerd door derden. We willen ervoor zorgen dat deze partijen zich ertoe verbinden om deze systemen met het juiste privacyprotocol te bouwen en / of te laten beheren.

 Microsoft Outlook & Office
Beschrijving
Microsoft Office-productiviteit suite, bijv. Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access, Notes etc.
Type
Public cloud
Systeem leverancier
Microsoft.com
Papieren dossiers met documentatie en correspondentie
Beschrijving
Gedrukte or geprinte documentatie en correspondentie
Type
Other
Systeem leverancier
Diverse
PCs, Laptops, Smartphones, Tablets
Beschrijving
Gebruik van computerapparatuur voor interacties met personeel
Type
Other
Systeem leverancier
Diverse