Politique de confidentialité

14-12-2021

 

Qui sommes nous

Nous sommes U-Residence / De Valk Leuven (Federale REIM NV) résidant à Stoofstraat 12 1000 Brussel Belgium avec le numéro d'enregistrement d’entreprise  BE0825.774.262.

Nous nous soucions de votre vie privée et chaque fois que nous traitons vos données personnelles, nous le faisons conformément aux dispositions du règlement général sur la protection des données et de la loi nationale relative au traitement des données personnelles.

En vertu de la législation sur la protection des données, nous sommes tenus de rendre accessibles les informations contenues dans cette politique de confidentialité. Cette politique de confidentialité définit les mesures prises pour protéger votre vie privée lors de l'utilisation de nos services ou produits, et quels droits vous avez à cet égard.

Lors du traitement de vos données personnelles, nous sommes dans la plupart des cas le "responsable du traitement". Cela signifie que nous déterminons la finalité et les moyens du traitement.

En utilisant nos services et / ou produits, vous acceptez la collecte et le traitement de certaines de vos données personnelles conformément à l'objectif décrit dans notre politique de confidentialité. Vous êtes invité à lire attentivement cette politique de confidentialité et à vous familiariser avec son contenu. Trudo Smeesters est notre coordinateur de la confidentialité et vous pouvez le joindre à  trudo.smeesters@federale.be pour toute question ou pour exercer vos droits. Les modifications futures de cette politique ne peuvent être exclues. Nous vous demandons donc de lire la politique de confidentialité de temps en temps.

Traitement de vos données personnelles

Les données personnelles, ou informations personnelles, désignent toute information sur une personne à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Il n'inclut pas les données dont l'identité a été supprimée (données anonymes). Nous essayons de collecter le moins d'informations personnelles possible afin d'atteindre nos objectifs.

Nous nous conformons aux lois sur la protection des données qui exigent que les informations personnelles que nous traitons à votre sujet soient:

  • Recueilli uniquement à des fins valables que nous vous avons clairement expliquées.
  • Utilisé légalement, équitablement et de manière transparente, c'est-à-dire d'une manière pertinente par rapport aux fins valables dont nous vous avons informé(s), limité uniquement à ces fins et en aucun cas incompatible avec ces fins.
  • Précises et mises à jour, conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins dont nous vous avons parlé et traitées en toute sécurité.

Nous pouvons vous demander certaines informations afin de vous permettre d'utiliser ou d'acheter nos services ou produits. Si des processus sont en place pour obtenir vos informations personnelles d'une manière différente, nous l'indiquerons dans cette politique de confidentialité. Si vous avez des questions, contactez notre coordinateur de la confidentialité.

Plus précisément, nous collecterons tout ou une partie des éléments de données suivants:

  • Adresse du domicile
  • Adresse email personnelle
  • Carte d'identité
  • Compte bancaire
  • Contenu de la correspondance
  • Contrat
  • Cookies
  • Cookies de performance
  • Cursus/Programme
  • Date et heure
  • Données de localisation de la propriété
  • Données de solde de paiement
  • Détails de la carte de paiement
  • Identificateurs techniques et profileurs
  • Nationalité
  • Nom de la partie impliquée
  • Nom du client
  • Numéro d'étudiant
  • Numéro de téléphone personnel
  • Passeport
  • Preuve d'inscription
  • Signature

Nous comptons sur vous pour nous fournir des données correctes. Si les données changent, nous vous invitons à nous en informer, afin que nous puissions garder les données à jour.

Nous traitons les données pour nous permettre de fournir les services / produits, et d'améliorer continuellement les services / produits mis à votre disposition et de les adapter à vos besoins. Plus spécifiquement, nous effectuons le traitement ci-dessous:

  • Rendez-vous clients
    Description: Enregistrer les rendez-vous clients soit sur papier sur un ordinateur
    But: Pour gérer la disponibilité et le calendrier
    Fondement juridique: Contract
    Période de rétention: À compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la période légale et / ou la période pertinente pour l'action en justice
    Traité à l'intérieur de l'UE
  • Correspondance client
    Description: communication avec les clients sous forme électronique ou papier
    But: Pour fournir un service approprié au client
    Fondement juridique: Contract
    Période de rétention: À compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la période légale et / ou la période pertinente pour l'action en justice
    Traité à l'intérieur de l'UE
  • Location de chambres d'étudiants
    Description: Location de chambres étudiantes, logement
    But: Location de chambres étudiantes, logement
    Fondement juridique: Contract
    Période de rétention: À compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la période légale et / ou la période pertinente pour l'action en justice
    Traité à l'intérieur de l'UE
  • Facturation et comptabilité clients
    Description: Calcul des frais dus, envoi des factures et garantie du paiement
    But: Pour assurer un paiement correct
    Fondement juridique: Contract
    Période de rétention: À compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la période légale et / ou la période pertinente pour l'action en justice
    Traité à l'intérieur de l'UE
  • Boutique en ligne
    Description: Site Web ou page Web permettant l'achat ou la réservation de biens et / ou de services par les clients
    But: Pour assurer l'exécution du service au client
    Fondement juridique: Contract
    Période de rétention: À compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la période légale et / ou la période pertinente pour l'action en justice
    Traité à l'intérieur de l'UE

Dans le traitement ci-dessus, nous sommes le responsable du traitement.

Lorsque vous avez donné votre consentement, vous avez le droit de le révoquer. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Dans le cas où vous vous opposez au traitement de vos données, veuillez nous contacter afin que nous puissions évaluer ensemble si une relation contractuelle est possible et si une poursuite de l'utilisation de nos services est possible.

Nous traitons également les données des fournisseurs. Lorsque nous collectons, traitons et stockons les données des fournisseurs, nous voulons nous assurer que nous collectons, traitons et stockons uniquement les données nécessaires dont nous avons vraiment besoin et que nous sommes en droit de traiter les données de cette manière. Quand nous traitons les données de  nos fournisseurs, nous collectons, traitons et stockons généralement le nom, l'adresse e-mail professionnelle et le téléphone professionnel de la ou des personnes qui interagissent avec nous. Nous collectons, traitons et stockons également le numéro de TVA de nos fournisseurs. Si nous fournissons un espace de stationnement ou l'accès à notre zone d'activité aux véhicules des fournisseurs, nous pouvons collecter, traiter et stocker le numéro de plaque d'immatriculation et le moment de la visite à des fins d'organisation et de sécurité. Nos mesures de sécurité sont fonctionnellement et techniquement conformes aux meilleures pratiques de l'industrie. Nous conservons les informations pendant la période légale et/ou la période pertinente pour une action en justice.

 

Traitement des données personnelles en votre nom

La nature spécifique du travail que nous effectuons pour vous signifie que nous pouvons être amenés à faire des déclarations, des dépôts, des notifications, etc. pour vous en fonction des données personnelles d'autres personnes que vous nous fournissez. Dans ce cas, nous sommes le sous-traitant et vous êtes le contrôleur. Nous exécuterons vos instructions pour le traitement, la sous-traitance éventuelle, le sort des données à la fin du contrat et le transfert éventuel des données. Nous prendrons également les mesures de sécurité nécessaires et vous aiderons à remplir vos obligations en vertu du RGPD.

 

Transfert de données personnelles

Afin de fournir certains services ou produits, nous pouvons travailler avec des tiers tels que des partenaires informatiques, des partenaires d'assurance, des partenaires comptables, des conseillers juridiques. Plus précisément, nous nous réservons le droit de transférer vos données personnelles à nos partenaires.

  • Assurance
    Éléments de données: Nom du client, Adresse du domicile, Réclamer des informations spécifiques, Nom de la partie impliquée
    Traité à l'intérieur de l'UE
    Federale Verzekeringen
  • Agent de gestion immobilière
    Éléments de données: Nom du client, Compte bancaire, Adresse email personnelle, Données de solde de paiement, Adresse du domicile, Nom de la partie impliquée, Données de localisation de la propriété
    Traité à l'intérieur de l'UE
    Cobelpro NV
  • Support Informatique
    Éléments de données: Nom du client, Numéro de téléphone personnel, Adresse email personnelle, Données d'identification électronique, Adresse du domicile, ID de l'article
    Traité à l'intérieur de l'UE
    Aldrin
  • Partenaire de paiement
    Éléments de données: Nom du client, Signature, Adresse email personnelle, Données d'identification électronique, Historique de paiement, Adresse du domicile, Détails de la carte de paiement
    Traité à l'intérieur de l'UE
    Ingenico e-Commerce Solutions
Si nous recevons des données personnelles d'un tiers vous référant à nous, nous supposons que ces données sont obtenues directement de vous ou avec votre consentement. Si ce n'est pas le cas, veuillez nous en informer immédiatement.

Ces tiers agiront généralement en tant que sous-traitant. Veuillez noter que les plateformes de médias sociaux, les plateformes de commerce et les partenaires commerciaux structurels sont souvent considérés comme des co-responsables du traitement des données.

Dans le cas où vous vous opposeriez au transfert de vos données, veuillez nous contacter afin que nous puissions évaluer ensemble si une relation contractuelle est possible et si une poursuite de l'utilisation de nos services est possible.

Veuillez noter que nous pouvons être tenus par la loi de traiter certaines données et, le cas échéant, de les transmettre aux autorités compétentes. Comme il s'agit d'une obligation légale, vous ne pouvez pas vous opposer à ce transfert.

Sécurité et confidentialité

Nous nous engageons à garder vos données personnelles sécurisées et confidentielles. Nous avons établi des procédures de sécurité pour éviter toute perte, abus ou altération de ces données personnelles conformément aux meilleures pratiques de l'industrie.

 

Site Web et cookies

La navigation sur notre site Web peut entraîner l'enregistrement de cookies sur votre ordinateur. Ils simplifient la visite et améliorent votre expérience. Lorsque vous visitez notre site Web, vous serez informé des cookies utilisés et nous vous demanderons votre consentement. De plus, chaque fois que vous visitez notre site Web, le serveur traite automatiquement votre adresse IP et / ou votre nom de domaine.

Nous pouvons publier des liens vers des sites Web détenus et exploités par des tiers. Si vous cliquez sur un tel lien, vous accéderez à un autre site Web. Veuillez vous assurer de lire et de comprendre la politique de confidentialité de ce site Web, car elle peut différer de notre politique et être hors de notre contrôle. Si vous n'êtes pas sûr ou ne pouvez pas accepter la politique, nous vous suggérons de quitter ce site Web.

 

Médias sociaux

Lorsque vous utilisez les boutons ‘like/j’aime’ et ‘partage’ des médias sociaux qui peuvent figurer sur notre site Web ou que vous visitez notre page de médias sociaux, veuillez noter que les données personnelles sont traitées par la plateforme de médias sociaux elle-même. Dans ce traitement, le régulateur européen nous considère, ainsi que la plateforme de médias sociaux, comme des responsables conjoints du traitement, ce qui signifie que nous déterminons conjointement pourquoi et comment vos données personnelles sont traitées. Vous pouvez découvrir comment nous traitons vos données personnelles dans cette déclaration de confidentialité. Vous pouvez trouver des informations sur le traitement par la plateforme de médias sociaux concernée dans leur déclaration de confidentialité. Nous vous demandons de lire attentivement la déclaration de confidentialité de la plate-forme de médias sociaux avant de visiter les éléments de médias sociaux sur notre page ou notre page sur la plate-forme de médias sociaux.

Si nous organisons un événement tel qu'un événement de réseau client, un événement d'ouverture, une première, etc., nous pourrions avoir des photographes ou vidéastes présents. Les photos et vidéos qu'ils capturent sont destinées à être utilisées pour des fins marketing et/ou publiées sur nos pages de réseaux sociaux. Lorsque vous n'êtes pas le sujet principal de ces documents, les conseils de l'autorité de protection des données notent que votre consentement explicite RGPD n'est pas requis. Cependant, si vous vous opposez au fait que nous utilisions des matériaux dans lesquels vous êtes représenté, veuillez nous en informer.

 

Exercer vos droits

Conformément au règlement général sur la protection des données, vous avez le droit de:

  • Demander l'accès à vos informations personnelles (communément appelée «demande d'accès de la personne concernée»). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet.
  • Demander la correction des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger les informations incomplètes ou inexactes que nous détenons à votre sujet.
  • Demander la suppression de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer des informations personnelles là où il n'y a aucune bonne raison pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit de vous opposer au traitement (voir ci-dessous).
  • Vous opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et qu'il y a quelque chose dans votre situation particulière qui vous donne envie de vous opposer au traitement pour ce motif. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos informations personnelles à des fins de marketing direct.
  • Demandez la limitation du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des informations personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur précision ou la raison de leur traitement.
  • Retirez à tout moment votre consentement préalable au traitement.
  • Le droit de s'opposer à une décision basée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.
  • Le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et d'avoir transmis ces données à un autre responsable du traitement.

Nous avons parfois besoin de vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir votre droit d'accéder aux informations (ou d'exercer l'un de vos autres droits). Il s'agit d'une autre mesure de sécurité appropriée pour garantir que les informations personnelles ne sont pas divulguées à une personne qui n'a pas le droit de les recevoir.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant notre coordinateur de la confidentialité Trudo Smeesters via trudo.smeesters@federale.be ou à l'adresse ci-dessous:

U-Residence / De Valk Leuven (Federale REIM NV)  

c/o Trudo Smeesters 

Stoofstraat 12 1000 Brussel Belgium 

 

Autorité de protection des données

Vous pouvez adresser vos réclamations et commentaires à l'autorité de protection des données compétente à l'adresse ci-dessous:

 Gegevensbeschermingsautoriteit 

 Drukpersstraat 35, 1000 Brussel http://gegevensbeschermingsautoriteit.be 

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